원장님들이 세무사 사무실에 물어보는 질문은 거의 비슷한데 가장 많은 질문 중 하나가 "이것이 비용처리 될까요?"다. 그래서 구체적인 예를 통해 실무상 원장님들이 많이 물어보는 지출과 경비처리에 대해 다뤄봤다.

세법에서는 사업과 관련된 지출만 비용으로 인정해주고 있다. 따라서 지출시 업무 관련 비용과 가사비용을 구분해서 사용해야 한다. 특히 가사용 경비 지출은 주로 신용카드로 이루어진다는 점을 감안해 생활비 신용카드와 사업용 신용카드를 별도로 구분해 사용하는 것이 편리하다.

또 사업용 경비는 가능한 한 적격증빙을 받는것이 좋다. 왜냐하면 요즘 국세청에서 적격증빙 비율이 낮은 병의원에 대해 세무조사를 하거나 사후 소명을 많이 요구하기 때문이다. 적격증빙에는 세금계산서, 계산서, 현금영수증, 홈택스에 등록된 사업용 신용카드 등이 있다. 예전에는 병의원의 경우 홈택스에 사업용 신용카드를 등록하지 않은 것이 대세였는데 요즘은 적격증빙 비율 때문에 홈택스에 사업용 신용카드 등록이 증가하는 추세다.

1. 공동사업자의 경우 카드 사용액

홈택스에 사업용 신용카드 등록시 공동사업자 중 대표자는 1명만 지정할 수 있고 그 대표자의 신용카드만 등록할 수 있다. 따라서 대표자가 아닌 다른 공동사업자의 내역을 인정받기 위해서는 카드사에서 직접 연락하거나 카드사 홈페이지에서 자료를 수취해 세무사 사무실에 전달해야 한다. 공동사업자의 경우 대표자와 대표자 아닌 다른 사업자의 신용카드 비용도 인정받을 수 있지만 홈택스에 사업용 신용카드로 등록이 안되어 사업자 입장에서는 번거롭게 국세청 시스템에서 분석하는 적격증빙 비율도 낮아진다.

2. 직원 명의 신용카드도 비용으로 인정 받을 수 있을까?

세법상 업무와 관련된 지출은 비용으로 인정 받을 수 있다. 직원이 출장을 가거나 문구같은 간단한 소모품비 등을 우선 자기 신용카드로 결제하고 향후 정산을 요구하는 경우가 많은데 이런 경우는 업무와 관련됐으므로 사업상 비용으로 인정받을 수 있다.

또 직원 중에서는 연말정산 문제 때문에 본인 카드가 아니고 배우자의 신용카드를 사용하는 경우가 많은데 세법에서는 이러한 현실을 반영해 사업과 관련된 비용이라면 직원 혹은 직원 가족명의의 신용카드로 결제한 금액까지 세법상 비용으로 인정해주고 있다.

3. 비용이 부인되는 사례

앞에서도 언급했지만 세법상 비용으로 인정받기 위해서는 사업과 관련이 있어야 한다. 즉 결제수단은 부수적인 판단요소이고 사업과 관련 없는 비용이라면 아무리 적격증빙을 갖추더라도 비용으로 인정받을 수 없으면 적격증빙이 아니더라도 사업과 관련된 비용이라면 세법상 비용으로 인정 받을 수 있다.

예를 들어 아파트 인테리어를 하면서 세금계산서를 받더라도 이것은 사업 관련 비용이 아니므로 비용으로 인정받을 수 없다. 또 직원들과 같이 먹은 간식비나 회식비 등은 비용이지만 주말에 가족들과 외식한 식사대는 비용으로 인정 받을 수 없다.

임대료는 세금계산서를 수취하는 것이 가장 좋지만 집주인이 간이 사업자라서 세금계산서를 발행할 수 없거나 자기의 소득이 노출되는 것을 싫어해서 의도적으로 세금계산서를 발급하지 않는 임대주들이 있다. 이럴 때는 인터넷으로 송금하고 이체기록으로 비용을 인정받을 수 있다.

요즘 국세청에서도 이와 관련해 소득세 신고후 비용에 대한 사후 검증이라는 형식으로 소명자료를 요청하거나 현지 확인을 통해서 납세자에게 업무연관성을 입증하라고 요구하는 케이스가 늘고 있으니 주의해야 한다.

그밖에 비용이 부인되는 사례는 다음과 같다.

-공휴일이나 휴일에 사용하는 경우

세무조사시 병의원 휴진일에 사용된 금액을 집계해서 모두 부인하는 사례가 늘고 있다.

-사업장에서 멀리 있는 지역에서 사용하는 경우

최근 사업장에서 반경 10km 이내 또는 그와 유사한 지역의 사용 내역을 제외하고 사용한 금액은 모두 부인하는 케이스가 늘고 있다. 따라서 세미나나 학회 참석, 업무와 관련된 출장이나 기타 회의 및 파견일 경우 업무연관성을 증명할 수 있는 서류 등을 구비해두는 것이 좋다.

또 병의원에서 필요한 물품 등을 구입할 때는 가능한 휴진일보다는 진료가 있는 날에 의원 근처 대형마트에서 구입하는 것이 향후 분쟁의 소지가 적다.

-접대비를 부인한 사례

병의원은 업종 특성상 접대비가 적은 업종이다. 아무래도 접대를 하는 일보다는 접대를 받는 일이 많기 때문이다. 따라서 국세청 조사관중에서는 병의원 접대비를 아예 부인하는 경우도 적지 않다. 그렇지만 병의원도 자주는 아니지만 접대가 필요한 경우가 있으며 경조사 등을 챙겨야 할 때도 있으므로 접대비 지출시 업무 관련성을 입증할 수 있는 문서화 작업이 중요하다.

이것이 힘들면 최소 누구와 무슨 목적으로 만났는지 여부라도 메모로 남겨두는 것이 좋다. 경조사는 받은 청첩장이나 부고장을 세무사 사무실에 전달하는것이 좋지만 요즘은 카톡이나 메일로 오는 경우가 많다. 이 때는 관련 화면을 캡쳐해 세무사 사무실에 제출하자.

지금까지 절세를 위한 지출관리법에 대해 다뤄봤다. 앞으로 억울하게 비용이 부인되지 않도록 평소에 조금만 신경쓰는 것이 최고의 절세법이라는것을 잊지 말자.